Projektbeispiele Dienstleistung

Projektbeispiel I: Management-Klausurtagung

Ausgangslage und Zielsetzung
Veränderte Markt- und Wettbewerbsanforderungen führten in einem großen mittelständischen Dienstleistungsunternehmen aus dem Bereich des Facility Managements zu mehreren internen Umstrukturierungsmaßnahmen. Dabei führte sowohl der Generationenwechsel in der Führung des Familienunternehmens sowie vom Markt erzwungene Konsolidierungsmaßnahmen – u.a. auch Personalfreisetzungen – zu einem Verlust an Transparenz hinsichtlich der weiteren Entwicklung des Unternehmens und dadurch bedingt zu einer gewissen Unsicherheit unter den Führungskräften.

  • Schaffung einer Teamatmosphäre unter den Führungskräften („Wir-Gefühl“)
  • Stärkung des Vertrauens in die oberste Managementebene
  • Darstellung der neuen Unternehmensstruktur
  • Vermittlung der Unternehmensvision und Ziele
  • Vermittlung von Kontinuität in der neuen Struktur

Projekt
Die Führungskräfte sollten sich aktiv mit der Zukunft ihres Unternehmens und möglichen Entwicklungschancen innerhalb der zweitägigen Mangement-Klausurtagung auseinandersetzen. Hierfür wurde der Ablauf der Veranstaltung mit den 60 Teilnehmern in folgende Phasen gliedert:

  • Vorstellung der zukünftigen Struktur des Unternehmens
    (durch die Unternehmensleitung)
  • Erarbeitung wesentlicher Aspekte von Führung im Unternehmen
  • Intensive Auseinandersetzung mit Vision und Zielen des Unternehmens
  • Erzielung einer kontinuierlichen Kundenorientierung
  • Identifikation von Potenzialfeldern im Unternehmen
    jeweils gestaltet durch die grow.up. Managementberatung

Die einzelnen Themen wurden durch kurze Motivationsvorträge eingeleitet. Darauf aufbauend erarbeiteten sich die Teilnehmer in moderierten Arbeitsgruppen die verschiedenen Themenfelder hinsichtlich deren Bedeutung für ihre konkreten Bereiche.

Fazit
Es wurden in den Arbeitsgruppen Ziele und Maßnahmen erarbeitet, die sich auf das Unternehmen und konkret auf die Arbeitsbereiche der Teilnehmer beziehen. Damit wurde das zielgerichtete Herunterbrechen der Unternehmensvision in die einzelnen Bereiche und Abteilungen des Unternehmens erreicht.

Durch die aktive Bearbeitung der Themen konnte eine nachhaltige Stärkung und Festigung der Führungsidee im Unternehmen erreicht werden. Die Führungskräfte gingen deutlich gestärkt und motiviert aus der Tagung wie in mehrfachen Nachbefragungen auch nach längerer Zeit festgestellt werden konnte. Die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Führungskräften erlebte eine spürbar positive und unternehmensgerichtete Stärkung.

Die von den Führungskräften entwickelten Vorschläge und Ideen wurden durch das hausinterne Business-Development-Team aufgenommen, auf weitere Verwertbarkeit geprüft und in die Führungshierarchie als gebündelte Maßnahmenpakete zur weiteren Realisierung und Verfolgung zurückgegeben.

Projektbeispiel II: Planspiel interkulturelle Kompetenz

Projektbericht: Produzierende Industrie

Projektbeispiel: Interaktives Planspiel zur Simulation der Aspekte interkultureller Zusammenarbeit als unterstützende Begleitung bei der zunehmenden Internationalisierung in einem Unternehmen der Opto-Elektronik.

 

„Um Erfolg zu haben, musst du den Standpunkt des anderen einnehmen und die Dinge mit seinen Augen betrachten.“ (Henry Ford)

 

Ausgangslage und Zielsetzung
Ein weltweit führender, aktiennotierter deutscher Opto-Elektronik Konzern ist auf dem Weg, die eigene Internationalisierung deutlich auszubauen. Neben den fachlichen Kompetenzen und guten Beziehungen in den neuen Welt-Regionen, ist es vor allem wichtig, dass die Zusammenarbeit mit den internationalen Kunden erfolgreich verläuft. Dies erfordert, dass innovative Lösungen, die auf die unterschiedlichen Anforderungen und Wünsche der einzelnen Kunden zugeschnitten sind, erarbeitet und umgesetzt werden.

Bereits in den letzten Jahren haben kontinuierliche Investitionen in die Qualifikation der Mitarbeiter dazu geführt, dass die fachlichen und methodischen Kompetenzen der einzelnen Teams hoch ausgeprägt sind. Das Produkt-Portfolio ist breit gefächert und die fachliche Spezialisierung der einzelnen Bereiche weit voran geschritten. Die Internationalisierung erfordert es nun immer stärker, dass die fachlichen Kompetenzen und das hauseigene Projekt-„Know-How“ aktiv vermarktet, offensiv angeboten und vor Ort kulturspezifisch adaptiert umgesetzt werden.

Unternehmensspezifische Aufgaben wie das Führen von Verhandlungen, das Leiten von Mitarbeitern und Projekten sowie die Pflege von wichtigen Geschäftsbeziehungen sind grundsätzlich keine einfachen Aufgaben. Durch die interkulturellen Verschiedenheiten an komplexen Projekten beteiligter Personen entstehen jedoch noch weitere Herausforderungen, die das Unternehmen, die Führungskräfte und die Mitarbeiter bereits heute stark fordern.

Das Management des Unternehmens hat sich deshalb dazu entschlossen, Maßnahmen zu ergreifen, um bestmöglich den Weg in eine breit aufgestellte Internationalität zu bewerkstelligen. Einen wesentlichen Ansatzpunkt sehen das Management und die Führungskräfte in der Sichtweisen-Veränderung der Mitarbeiter, da für eine erfolgreiche Zusammenarbeit insbesondere das gegenseitige Verständnis und das Nachvollziehen unterschiedlicher Sichtweisen unumgänglich sind. Die Fähigkeit, das „Setting-in-one-other-shoes“ aktiv zu betreiben wird von allen Beteiligten als Schlüsselkompetenz für den zukünftigen Erfolg gesehen.

Um dies zu erreichen, bestand eines der Ziele des Projektes darin, den Mitarbeitern zu verdeutlichen, welche unerwarteten Hürden die Zusammenarbeit mit einer anderen Kultur mit sich bringen kann.

Den Mitarbeitern soll das gewisse Fingerspitzengefühl und die Kompetenz, sich in die Gedankenwelt anderer versetzen zu können, vermittelt werden. Hierdurch sollen aktuelle und zukünftige Verhandlungen und Projekte effizienter gestaltet und wichtige Geschäftsbeziehungen effektiver gepflegt werden können.

Projekt
In einer Simulation mit den Mitarbeitern der unterschiedlichen Führungsebenen wurden verschiedene Aspekte eines möglichen Zukunftsszenarios beleuchtet und analysiert. Dazu gehörten u.a. die Vorbereitung einer möglichen Zusammenarbeit mit Partner-Unternehmen aus einer fremden Kultur, die Umsetzung größerer Projekte auf multinationaler Ebene und die damit verbundene Auseinandersetzung mit Mitarbeitern fremder Kulturen und deren Wünsche und Ansichten. Das Ziel dieser Simulation war es, Schwierigkeiten, Hürden, Überraschungen und „aha-Momente“ zu erfahren.

Auf diese Weise entstanden in Phase I des Projekts:

  • Ein deutliches Bild der eigenen und unternehmens-/branchenspezifischen Kultur und ihrer damit verbundenen Denkweise und Art zu Handeln.
  • Ein deutliches Bild der fremden, auch unternehmens-/branchenspezifischen Kultur und die damit verbundene und uns fremde Denkweise und Art zu Handeln.
  • Ein Gefühl und Verständnis für daraus resultierende Konflikte, Hürden und Möglichkeiten.

Im Mittelpunkt von Phase II stand die Qualifizierungsmaßnahme. Begleitet durch mehrere Berater wurden im Rahmen einer Selbstreflexionsphase verschiedene Aspekte des Themas ‚interkulturelle Zusammenarbeit‘ aufgegriffen und definiert. Die daraus entstandenen Erkenntnisse wurden gruppenübergreifend zusammengefasst und zur Diskussion gestellt. Unter Anleitung der Berater wurden so Schritte, Maßnahmen und Lösungen erarbeitet, die das Grundwerkzeug einer erfolgreichen interkulturellen Zusammenarbeit bilden. Kernaspekte dieser Ausarbeitung waren:

  • Kommunikation: Unterschiede der sprachlichen Ebenen und ihre Auswirkungen.
  • Implizite Schemata und Grundüberzeugungen: geistige Abbildungen individueller Realitäten und ihre Auswirkungen auf die interkulturelle Zusammenarbeit.
  • Wahrnehmung: unsere Verhaltensweisen und ihre Wirkung auf andere.
  • Werte, Normen und Regeln: Kulturelle Eigenheiten und ihre Bedeutungen für eine Zusammenarbeit.

Fazit
Die Simulation eines „komplexen Projektes mit Kunden in anderen Kulturen“ und die darauf aufbauende Erarbeitung effektiver Maßnahmen zur Bewältigung der Hürden einer deutlich intensivierten Internationalisierung waren gekennzeichnet von vielen „Überraschungen“ und „aha-Momenten“ auf Seiten der Teilnehmer. Damit konnte der erste Schritt in Richtung einer gedanklichen Veränderung der Mitarbeiter erfolgreich erzielt werden.

Diese Kick off-Veranstaltung hat deutlich gezeigt, dass eine zweitägige Simulation viele Irrtümer und Vorurteile aufzeigen kann, an denen es sich lohnt, weiterzuarbeiten. Die daraus resultierenden Maßnahmen, als Werkzeug für die Sicherung einer erfolgreichen Internationalisierung, bilden eine gute Grundlage für bereichsspezifische Workshops, die speziell auf die individuellen Bedürfnisse der verschiedenen Themen, Märkte und Kulturen zugeschnitten sind. Der spielerische Charakter einer Simulation und zugleich doch die Nähe zur Realität machen die Simulation als Lehrwerkzeug so erfolgreich. Die Teilnehmer waren am Ende des Projektes nicht nur in der Lage, die zugrundeliegenden theoretischen Prozesse auf die durchlaufene Simulation anzuwenden, sondern konnten vergangene Ereignisse ihres beruflichen (Er-)Lebens in ein neues Licht rücken und so differenzierter bewerten. Den Teilnehmern wurde bewusst, dass es viel Übung erfordert, eine dauerhafte Veränderung in der Denkweise zu schaffen ohne die Vorurteile und fehlerhaften Gedankenmuster erst aufdecken zu müssen, um sie zu überwinden.

„Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.“ (Albert Einstein)

Projektbeispiel III: Qualifizierung der Projektmanager in den Kompetenzen Kunden- und Vertriebsmanagement

Ausgangslage und Zielsetzung
Das Elektrotechnologie-Dienstleistungsunternehmen strebt eine deutliche Ausweitung seiner Kundenstruktur und Marktaktivitäten im freien Wettbewerbsumfeld an. In der Vergangenheit wurden Leistungen überwiegend gegenüber Auftraggebern der öffentlichen Hand erbracht. Zukünftig sollen auch freie Wirtschaftsunternehmen als Kunden gewonnen und gebunden werden. Es wurde zunehmend deutlich, dass die Mitarbeiter im Projektmanagement hinsichtlich Ihrer Kunden- und Vertriebsmanagementkompetenzen mit Blick auf die veränderten Anforderungen weiterqualifiziert werden müssen, um dieses Ziel zu erreichen.

Projekt
Für die geplante Qualifizierung der Projektmanager galt es, notwendige, bedarfsorientierte Seminarmodule und Inhalte zu entwickeln. Während des gesamten Projekts standen folgende handlungsleitende Ziele im Vordergrund:

  • Aufbau einer positiven Einstellung gegenüber Kunden und Kundenservice
  • Vermitteln des erforderlichen Wissens für ein erfolgreiches Kundenmanagement
  • Herausarbeiten der persönlichen Stärken und Veränderungsbedarfe sowie gezieltes Qualifizieren der einzelnen Teilnehmer im Umgang mit ihren Geschäftspartnern
  • Aufbau von Sicherheit im persönlichen Kundenkontakt
  • Ausbildung einer fachlich und emotional überzeugenden Kundenkommunikation
  • Aufbau der Fähigkeit zum Ausbau von Kundenbeziehungen

Konzeption und Durchführung der Qualifizierungsmaßnahme
Im gesamten Prozess steht die enge Abstimmung der Inhalte und Themen bei der Entwicklung und Durchführung der Seminare mit dem Kunden im Vordergrund. Dadurch wird gewährleistet, dass reale und praxisrelevante Situationen abgebildet werden und ein gleichbleibender Qualitätsstandard erhalten bleibt.

Projektphasen:

  1. Bedarfsanalyse-Interviews mit den Vorgesetzten und den Personalentwicklungs-Verantwortlichen sowie der Development Managerin
  2. Bedarfsanalyse-Interviews mit den Projektmanagern zur Erhebung des aktuellen und zukünftigen Qualifizierungsbedarfs
  3. Grobkonzept zu den Qualifizierungsphasen und Seminarinhalten
  4. Feindefinition der Ziele und Inhalte der Seminarmodule mit dem Kunden
  5. Konzeption und Entwicklung der einzelnen aufeinander aufbauenden Trainingsmodule der ein Jahr umfassenden Qualifizierungsmaßnahme. Festlegen der interdisziplinären Methoden aus den Bereichen der Organisations- und Sozialpsychologie und Betriebswirtschaftslehre
  6. Durchführung der einzelnen Seminarmodule
  7. Nach jedem Modul erfolgte eine ergänzende Bedarfserhebung bei den Teilnehmern und ggf. eine entsprechende Anpassung der folgenden Seminarmodule

Qualifizierungskonzept
Die Qualifizierungsmaßnahme für Projektmanager umfasst vier Module mit den Schwerpunkten:

  • Akquisition und Kundenmanagement
  • Verhandlung und Auftragsklärung
  • Bedarfsanalyse und Folgeaufträge
  • Projektarbeit beim Kunden
X