Projektbeispiele Hochschule
Projektbeispiel I: Etablierung Kollegialer Beratungsgruppen als Baustein zur Integration neuberufener Professorinnen und Professoren an einer großen deutschen Volluniversität
Ausgangslage und Zielsetzung
Professorinnen und Professoren, die neu an eine Universität berufen werden, müssen sich einer Vielzahl von Anforderungen stellen. Sie sind neu am jeweiligen Institut, der erweiterte Kollegenkreis ist fremd, ein neuer Arbeitgeber und eine andere Kultur erwarten sie, Besonderheiten in Abläufen und Prozessen sind einzuhalten etc. Fixpunkte bilden die eigene wissenschaftliche Arbeit, Kontakte zu früheren Kolleginnen und Kollegen und in die Fach-Community, die jedoch weit verstreut und häufig an ausländischen Universitäten sind.
Gemeinsam mit der Personal- und Organisationsentwicklung der Universität haben wir uns die Frage gestellt, wie ein Format aussehen könnte, das es Neuberufenen ermöglicht, leichter in einen kollegialen Erfahrungsaustausch zu den oben genannten Themen zu gelangen – und auf diese Weise rascher an der neuen Universität heimisch zu werden.
Die Steigerung des Vernetzungsgrades innerhalb der Professorenschaft war ein weiteres wichtiges Ziel der Personal- und Organisationsentwicklung. Bei alledem war es wichtig, das Format so zu gestalten, dass es nicht zu viel zeitliche Kapazität in Anspruch nehmen würde, um bei der Zielgruppe auf Akzeptanz zu stoßen.
Projekt
Die Entscheidung fiel zugunsten der Methodik der Kollegialen Fallberatung, die wir entsprechend der Bedürfnisse der Zielgruppe variierten. Um das Format erfolgreich zu etablieren, folgten diese Schritte:
- Entwicklung eines Grobkonzepts:
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Angebot von 2 Kollegialen Gruppen mit max. 8 Teilnehmenden.
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Die Neuberufenen kommen idealerweise aus unterschiedlichen Fachbereichen oder zumindest von unterschiedlichen Instituten.
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Die Sitzungen finden unter Berücksichtigung der Semester-zeiten im Abstand von 3-4 Monaten statt. Nach 3 Sitzungen wird die Gruppe aufgelöst und ein neuer Durchgang startet.
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Jede Sitzung wird durch eine Moderatorin der grow.up.
Managementberatung begleitet.
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- Interne Bedarfsabfrage durch die Personal- und Organisationsentwicklung
- Einladung der neuberufenen Professorinnen und Professoren
Fazit
Die Kollegialen Beratungsgruppen wurden sehr gut angenommen und laufen seit mittlerweile ca. 8 Jahren. Eine wichtige gewonnene Erkenntnis war, die Zahl von max. 8 Plätzen pro Kollegialer Beratungsgruppe auf 12 zu erhöhen, weil die Professorinnen und Professoren u.a. durch Projektarbeit und Vortragstätigkeiten auch kurzfristig absagen bzw. nicht erscheinen. Ein erfreulicher Nebeneffekt war, dass sich auch Professorinnen und Professoren anmeldeten, die seit längerem bereits an dieser Universität waren, um die neuberufenen Kolleginnen und Kollegen und damit jüngere Generationen kennen zu lernen.
Alles in allem wurde das Format letztlich praktisch unverändert beibehalten. Neu ist seit ca. 2 Jahren, dass die Kollegialen Gruppen sich nicht mehr auflösen, sondern weiterlaufen. Dennoch wechselt die Besetzung der Gruppen. Es gibt einen „harten“ Kern, der praktisch immer anwesend ist und auf diese Weise für personelle Kontinuität sorgt und die Gruppe arbeitsfähig macht. Neu dazukommende Professorinnen und Professoren werden rasch integriert und unterstützt.
Die Professorinnen und Professoren haben das Format für sich passend gemacht und leben es im Sinne einer fest etablierten Austauschrunde. Sie tragen sich die Termine ein und erscheinen, wenn es zeitlich möglich ist. Auf alle Fälle aber dann, wenn sie ein Problem haben, das sie gerne im nach wie vor extern moderierten Kollegenkreis reflektieren möchten. Es herrscht eine hohe Vertraulichkeit in den Gruppen, die dazu führt, dass auch berufliche Konflikte eingebracht werden. Ein wesentlicher Grund für den Erfolg des Formats ist aus unserer Sicht auch, dass es in dem hoch kompetitiven Umfeld der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler Wertschätzung bietet, dabei die Autonomie des Einzelnen nicht berührt und Vertraulichkeit zusichert.
Projektbeispiel II: Neuausrichtung einer Personalabteilung an einer deutschen Hochschule
Ausgangslage und Zielsetzung
Die Leiterin der Personalabteilung wurde vom Kanzler der Universität mit der Neuausrichtung der Personalabteilung beauftragt. Ziel war es, die als klassische Behörde des öffentlichen Dienstes aufgebaute Personalabteilung mittelfristig und in mehreren Schritten zu einer modernen Human Resources-Einheit zu entwickeln. Dazu sollte auch ein Kulturwandel stattfinden, in dessen Mittelpunkt die Entwicklung eines Dienstleistungsverständnisses bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stand.
Diese Initiative war Bestandteil einer ganzheitlich angelegten Modernisierungsoffensive innerhalb der Universitätsverwaltung, die als wichtiger Beitrag zur Zukunftsfähigkeit der Universität gesehen wurde.
Folgende Aufgaben sollten bei der Neuausrichtung und Erweiterung des Personalbereichs umgesetzt werden: die Erarbeitung einer HR-Strategie für den Personalbereich, der Aufbau einer Personal- und Organisationsentwicklungseinheit (im Folgenden PE/OE), die Überprüfung ausgewählter Kernprozesse sowie die Schaffung notwendiger neuer Geschäftsprozesse. Darüber hinaus stand die aktuelle Struktur auf dem Prüfstand.
Projekt
Das Teilprojekt „HRM“ (Human Resources Management) startete mit einem fünfköpfigen Projektteam, das von der Leiterin der Personalabteilung verantwortet wurde. Ein Mitglied des Personalrats war dauerhaft im Projektteam vertreten. Für das Projektmanagement und die inhaltliche Begleitung wurde ein Berater der grow.up. Managementberatung zur Seite gestellt.
Die übergeordnete, die gesamte Verwaltung umfassende Projektorganisation bestand aus fünf weiteren Teilprojekten, die von einem Kooperationspartner begleitet wurden.
Von den verschiedenen Arbeitspaketen im Teilprojekt „HRM“ waren zwei Themen besonders im Fokus: Zum einen der Aufbau der PE/OE-Einheit, um den zeitlichen Auflagen gerecht zu werden, die in einer Dienstvereinbarung festgehalten waren. Zum anderen die neue Strategie des Personalbereichs, um einen schnellstmöglich einen Rahmen für die Ausrichtung der Prozesse, Strukturen und für den angestrebten Kulturwandel zu gewinnen.
Innerhalb von zwei Jahren gelang es, die PE/OE zu einer funktionierenden, personell und inhaltlich professionell ausgestatteten Organisationseinheit aufzubauen. Durch die Berater der grow.up. Managementberatung wurden dabei folgende Leistungen erbracht:
- Fachliche und themenspezifische Beratung
- Konzeptionsleistungen
- Umsetzungsberatung und –begleitung
In einem deutlich kürzeren Zeitraum wurde die HR-Strategie entwickelt. Wenige Sitzungen zwischen der Personalleiterin und dem grow.up.-Berater waren ausreichend. Dazwischen liegende interne Abstimmungsrunden rundeten die Ergebnisse ab. Ab diesem Zeitpunkt existierte erstmalig ein Leitbild für den Personalbereich, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Diskussionsrunden vorgestellt und intern weiter entwickelt wurde. Durch die Berater der grow.up. Managementberatung wurden dabei folgende Leistungen erbracht:
- Benchmarking zur HR-Leitbildern und Zielen vergleichbarer deutscher und internationaler Hochschulen
- Konzeptionsleistungen
- Umsetzungsberatung
Fazit
Die besondere Herausforderung dieses komplexen Verwaltungsprojekts lag in der inhaltlichen und zeitlichen Koordination der verschiedenen Teilprojekte. Im Teilprojekt „HRM“ war insbesondere das Arbeitspaket „Personalprozesse“ stark von den Teilprojekten im Finanzbereich beeinflusst.
Je klarer sich die Arbeitspakete inhaltlich abgrenzen ließen, desto effizienter waren die Fortschritte, wie der Aufbau der PE/OE belegte.
Eine unerwartete Herausforderung bei der Entwicklung der HR-Strategie entstand durch das Fehlen eines aktuellen Hochschulentwicklungsplans, der zu diesem Zeitpunkt hätte vorliegen sollen. Die HR-Strategie wurde daher tw. auf der Basis von Annahmen entwickelt.
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Über die grow.up. Managementberatung
Wir sind der Überzeugung, dass Erfolg im Management lehrbar und lernbar ist. Mit professionellen Methoden, innovativen Ideen und bewährten Vorgehensweisen beraten und unterstützen wir als Managementberatung unsere Kunden seit 1997 in allen Fragen des professionellen Human Resources Managements.
In den Tätigkeitsfeldern Diagnostik, Qualifizierung und HR-Strategie entwickeln und implementieren wir für Ihr Unternehmen Programme, Trainings, Systeme und Instrumente, die nutzbringend, umsetzbar und motivierend sind.
Unser inhaltliches Bemühen ist konsequent darauf ausgerichtet, den Faktor Mensch als den zentralen Erfolgsfaktor von Unternehmen zu identifizieren, zu qualifizieren und zu entwickeln. Unser beraterisches Handeln muss sich durchgängig an unseren Werten „Kundennutzen“, „Unternehmensspezifität“ und „gelebter Serviceorientierung“ messen lassen.
Unseren Kunden versichern wir, mit unseren Vorgehensweisen, Tools und Instrumenten ihren unternehmerischen Erfolg nachhaltig zu sichern.
Alle Berater der grow.up. Managementberatung GmbH haben langjährige Erfahrung in der Personalentwicklung, im Management oder in der Unternehmens- und Personalberatung.
Der Name bezeichnet Inhalt, Programm und Vorgehensweise.
Wir sind der Überzeugung, dass Erfolg im Management lehrbar und lernbar ist.