Projektbeispiel: HR-Interimsmanagement

Ausgangslage und Zielsetzung

Nach dem Spin-off aus dem amerikanischen Mutterkonzern steht die deutsche Landesgesellschaft eines international tätigen Herstellers von Medizin­produkten vor der Aufgabe, selbstständig alle wichtigen Funktionsbereiche aufzubauen und weiterzuführen, die zuvor zentral durch den Mutterkonzern gesteuert wurden. Darunter fallen auch sämtliche HR-Prozesse und Services, die für Deutschland neu aufgebaut und implementiert und darüber hinaus auch den Landesgesellschaften in Österreich und in der Schweiz bereitgestellt werden sollen.

Eine weitere, das Gesamtunternehmen und damit auch den neu aufzu­bauenden Personalbereich betreffende Rahmenbedingung, sind die spezifischen Anforderungen des neuen Shareholders, zwei Private Equity Investoren, denen im Rahmen des Projekts angemessen Rechnung getragen werden muss.

Wichtige Schritte wie die Durchführung des Personaltransfers im Rahmen des Betriebsübergangs und die Einbindung des Betriebsrats waren bereits im Rahmen des Spin-off vorbereitet worden und müssen nun fortgeführt werden.

Aus Sicht der Geschäftsführung stehen drei Ziele im Fokus der nächsten
6 Monate:

• Die zeitnahe, effektive Weiterführung der HR-Kernprozesse in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
• Die erfolgreiche Umsetzung des Betriebsübergangs in den drei Ländern unter Beachtung der jeweiligen Gesetzeslage.
• Daran anschließend die Ausrichtung der HR-Services und -prozesse an die neuen Anforderungen der Share- und Stakeholder.

Um die erfolgreiche Realisation der angestrebten Ziele zu gewährleisten und die dafür notwendigen fachlichen und sozialen Kompetenzen sicherzustellen, entscheidet sich die deutsche Geschäftsführung für den Einsatz einer Interimsmanagerin für den Bereich Human Resources sowie einer interimis­tisch eingesetzten Assistance.

Projekt

Der Interimseinsatz der grow.up.-Berater startet unmittelbar nach Kommuni­kation des Betriebsübergangs und lässt sich in zwei Phasen unterteilen:

• Phase I: Übernahme aller laufenden HR-Prozesse, Sicherstellen aller Services für alle 3 Länder sowie Umsetzung des Betriebsübergangs
• Phase II: Prozessdefinition und -optimierung sowie Empowerment der Führungskräfte.

Wesentliche Aufgaben, die die grow.up.-Interimsmanager in Phase I wahrgenommen haben, waren:

• Übernahme aller HR-Aufgaben nach dem Spin-off vom Mutterkonzern.
• Beratung des Managements während der Betriebsübergänge in Deutschland, Österreich und der Schweiz und Sicherstellung aller rechtlichen Auflagen.
• Koordination der Gehaltsabrechnungen für alle drei Länder in Kooperation mit zwei externen Entgeltabrechnern.
• Verhandlungen und enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
• Interne Kommunikation an Belegschaft und Betriebsrat
• Recruiting und Integration neuer Mitarbeiter

 In Phase II standen diese Themen und Aktivitäten im Vordergrund:

• Neudefinition und Dokumentation der Standard-Prozesse im „Mitarbeiter-Life-Cycle“ für reibungslose Abläufe für über 40 Neueintritte, bei Personalveränderungen und Austritten sowie für alle Aufgaben der täglichen Personalbetreuung.
• Recruiting und Einarbeitung der neuen HR-Kollegen für die Bereiche Gehaltsabrechnung und Personalbetreuung sowie Übergabe an den neuen HR-Manager.
• Einführung der Führungskräfte in die neue HR-Prozesslandschaft und die damit verbundenen, teilweise  veränderten Zuständigkeiten der einzelnen Führungskraft.
• Beratende Tätigkeit zur Vereinfachung der Systeme im Bereich Compensation & Benefits in Kooperation mit den Ansprechpartnern in Großbritannien und den USA
• Schaffung von Grundlagen und Systemen, mit denen das Management zukünftig HR-Aufgaben verstärkt selbstständig übernehmen kann.

Fazit

Die oben aufgeführten drei Kernziele nach dem Spin-off wurden im vorgesehenen Zeitraum erreicht und auch unerwartete Ereignisse, z.B. zahlreiche Kündigungen im Rahmen des Betriebsübergangs, professionell aufgefangen und gestaltet.

Alle drei Landesgesellschaften verfügen über die entscheidenden Zentralfunktionalitäten im HR-Bereich. Grundlage dafür ist der erfolgreich abgeschlossene personelle und fachliche Aufbau der Personalabteilung in der deutschen Landesgesellschaft. Durch die Beschreibung und Dokumentation der wesentlichen HR-Prozesse und -Services sowie die Mitarbeit bei der Einführung eines globalen Self-Service- und Managementinformationssystems wurden die wesentlichen Grundlagen dafür geschaffen, dass das Management zukünftig HR-Aufgaben verstärkt selbst übernehmen kann.