Projektbeispiel: Entwicklung einer Strategie für das Personal- und Organisationsamt einer hessischen Stadtverwaltung

Ausgangslage und Zielsetzung

Der neue Leiter des Personal- und Organisationsamts hatte sich zum Ziel gesetzt, die angestrebte Modernisierung seines Verantwortungsbereichs in den Rahmen einer ganzheitlichen Personalstrategie zu stellen, die es bislang nicht gab.
Alle personalwirtschaftlichen Aktivitäten sollten erkennbar stärker eine mittel- und langfristige Ausrichtung gewinnen und der strategische Rahmen als ein wirksames Instrument zur Priorisierung dienen.

Der thematische Fokus lag dabei auf den Zukunftsthemen, denen sich die Behörde gegenübergestellt sieht. Dazu zählen u.a. der Umgang mit dem demografischem Wandel, die Identifikation und Förderung von Talenten, die Erhöhung der Veränderungsbereitschaft bei den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, aber auch in der Behörde insgesamt, und die Steigerung der Arbeitgeber-Attraktivität.

Spezifische Rahmenbedingungen, die Relevanz für die Strategieinhalte wie auch für die Projektgestaltung hatten, waren u.a.:

• Die Existenz kommunaler Eigenbetriebe, die in arbeitsrechtlich relevanten Fragen zentral durch das Personal- und Organisationsamt gesteuert wurden, bei darüber hinausgehenden Themenstellungen, z.B. Talentförderung und strukturelle Veränderungen, jedoch weitgehend in Eigenregie handelten.
  Daraus leitete sich eine zentrale Frage für die zukünftige Positionierung des Personal- und Organisationsamtes ab: Wie kann es gelingen, von den Eigenbetrieben als kompetenter Dienstleister rund ums das Thema „Personal und Organisation“ wahrgenommen zu werden?
• Den Anforderungen des Personaldezernenten gerecht zu werden, die von den klassischen Erwartungen an ein modernes Personalmanagement über die Unterstützung in Fragen der Tagespolitik bis hin zur Vorwegnahme gesamtgesellschaftlich relevanter Zukunftsthemen reichen.
• Im Rahmen der eng bemessenen finanziellen Mittel zukunftsorientiert zu handeln. Wie praktisch alle hessischen Kommunen hatte auch unser Auftraggeber eine Unterstützung im Rahmen des kommunalen Schutzschirms der Landesregierung beantragt. Mit der Aufnahme unter den Schutzschirm und der gewährten Unterstützung gehen weitreichende Sparmaßnahmen-Pakete einher, die in der jeweiligen Stadtverwaltung zu einem strikten Kostenmanagement führen.

Projekt

Das Strategieentwicklungsprojekt plante man vor dem skizzierten Hintergrund von Anfang an in zeitlich länger auseinander liegenden Phasen. Die Strategie wurde inhaltlich vorrangig durch das Projektteam erarbeitet. Die Rolle der grow.up.-Beraterin beschränkte sich im Wesentlichen auf die Moderation der Workshops, die zielgerichtete Prozessbegleitung und bedarfsorientierte fachliche Impulse.
In insgesamt drei Workshops im Abstand von ca. 6-8 Wochen und in dazwischen liegenden internen Arbeitstreffen erarbeitete das vierköpfige Projektteam unter der Leitung des Personalleiters die neue Strategie und konkrete erste Schritte zur Umsetzung.

Auf diese Weise entstanden in Phase I des Projekts ein …

• Zukunftsbild für das Personal- und Organisationsamt in 2015, das aus fünf praxisnahen Leitsätzen besteht, denen wiederum Ziele und konkrete Umsetzungsschritte zugeordnet sind.
• Rollenkonzept, das eine wichtige Grundlage für die bereichsinterne Diskussion der neuen Strategie und ihrer Anforderungen an die Personaler sein wird, aber auch für die Gestaltung der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und städtischen Eigenbetrieben handlungsleitend sein soll.
• Vorschlag für die gemeinsamen Werte, die in der täglichen Zusammenarbeit und im Kontakt mit den Fachbereichen gelebt werden sollen.
• Rollout-Plan, der die erste Umsetzungsphase einleitet.

Fazit

Die zur Verfügung stehenden Ressourcen wurden optimal geplant und sehr zielgerichtet eingesetzt. Für Anfang 2014 ist ein Follow up-Termin geplant, an dem das Projektteam und die grow.up. Beraterin gemeinsam ein erstes Fazit zur Strategie-Umsetzung ziehen und die nächsten konkreten Schritte planen werden.

Das Projekt ist ein gutes Beispiel dafür, dass es lohnenswert ist, auch komplexe und anspruchsvolle Themen wie eine Strategieentwicklung anzupacken, obgleich günstigere Rahmenbedingungen für die Planung der Zukunft wünschenswert wären. „Sparen kann nicht alles sein.“, so der Projektleiter, „Wir brauchen bei allem Kostenbewusstsein einen klaren Plan, um die zur Verfügung stehenden Ressourcen richtig einzusetzen.“