Projektbeispiel II Hochschule

Projektbeispiel II: Neuausrichtung einer Personalabteilung an einer deutschen Hochschule

Ausgangslage und Zielsetzung
Die Leiterin der Personalabteilung wurde vom Kanzler der Universität mit der Neuausrichtung der Personalabteilung beauftragt. Ziel war es, die als klassische Behörde des öffentlichen Dienstes aufgebaute Personalabteilung mittelfristig und in mehreren Schritten zu einer modernen Human Resources-Einheit zu entwickeln. Dazu sollte auch ein Kulturwandel stattfinden, in dessen Mittelpunkt die Entwicklung eines Dienstleistungsverständnisses bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stand.
Diese Initiative war Bestandteil einer ganzheitlich angelegten Modernisierungsoffensive innerhalb der Universitätsverwaltung, die als wichtiger Beitrag  zur Zukunftsfähigkeit der Universität gesehen wurde.

Folgende Aufgaben sollten bei der Neuausrichtung und Erweiterung des Personalbereichs umgesetzt werden: die Erarbeitung einer HR-Strategie für den Personalbereich, der Aufbau einer Personal-  und Organisationsentwicklungseinheit (im Folgenden PE/OE), die Überprüfung ausgewählter Kernprozesse sowie die Schaffung notwendiger neuer Geschäftsprozesse. Darüber hinaus stand die aktuelle Struktur auf dem Prüfstand.

Projekt
Das Teilprojekt „HRM“ (Human Resources Management) startete mit einem fünfköpfigen Projektteam, das von der Leiterin der Personalabteilung verantwortet wurde. Ein Mitglied des Personalrats war dauerhaft im Projektteam vertreten. Für das Projektmanagement und die inhaltliche Begleitung wurde ein Berater der grow.up. Managementberatung zur Seite gestellt.

Die übergeordnete, die gesamte Verwaltung umfassende  Projektorganisation bestand aus fünf weiteren Teilprojekten, die von einem Kooperationspartner begleitet wurden.

Von den verschiedenen Arbeitspaketen im Teilprojekt „HRM“ waren zwei Themen besonders im Fokus: Zum einen der Aufbau der PE/OE-Einheit, um den zeitlichen Auflagen gerecht zu werden, die in einer Dienstvereinbarung festgehalten waren. Zum anderen die neue Strategie des Personalbereichs, um einen schnellstmöglich einen Rahmen für die Ausrichtung der Prozesse, Strukturen und für den angestrebten Kulturwandel zu gewinnen.

Innerhalb von zwei Jahren gelang es, die PE/OE zu einer funktionierenden, personell und inhaltlich professionell ausgestatteten Organisationseinheit aufzubauen. Durch die Berater der grow.up. Managementberatung wurden dabei folgende Leistungen erbracht:  

  • Fachliche und themenspezifische Beratung
  • Konzeptionsleistungen
  • Umsetzungsberatung und –begleitung

In einem deutlich kürzeren Zeitraum wurde die HR-Strategie entwickelt. Wenige Sitzungen zwischen der Personalleiterin und dem grow.up.-Berater waren ausreichend. Dazwischen liegende interne Abstimmungsrunden rundeten die Ergebnisse ab. Ab diesem Zeitpunkt existierte erstmalig ein Leitbild für den Personalbereich, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Diskussionsrunden vorgestellt und intern weiter entwickelt wurde. Durch die Berater der grow.up. Managementberatung wurden dabei folgende Leistungen erbracht:  

  • Benchmarking zur HR-Leitbildern und Zielen vergleichbarer deutscher und internationaler Hochschulen
  • Konzeptionsleistungen
  • Umsetzungsberatung

Fazit
Die besondere Herausforderung dieses komplexen Verwaltungsprojekts lag in der inhaltlichen und zeitlichen Koordination der verschiedenen Teilprojekte. Im Teilprojekt „HRM“ war insbesondere das Arbeitspaket „Personalprozesse“ stark von den Teilprojekten im Finanzbereich beeinflusst.
Je klarer sich die Arbeitspakete inhaltlich abgrenzen ließen, desto effizienter waren die Fortschritte, wie der Aufbau der PE/OE belegte.
Eine unerwartete Herausforderung bei der Entwicklung der HR-Strategie entstand durch das Fehlen eines aktuellen Hochschulentwicklungsplans, der zu diesem Zeitpunkt hätte vorliegen sollen. Die HR-Strategie wurde daher tw. auf der Basis von Annahmen entwickelt.